ملحق معالجة البيانات

يتصرف العميل بصفته جهة التحكم فيما يتعلق بالبيانات الشخصية للعميل.

تتصرف Elements بصفتها جهة المعالجة فيما يتعلق بالبيانات الشخصية للعميل.

يوجّه العميل Elements إلى معالجة البيانات الشخصية للعميل لتقديم الخدمات والدعم المتصل بها على النحو الموصوف في اتفاقية الخدمات، ووفق الإعدادات التي يحددها العميل ومستخدموه المصرّح لهم داخل الخدمات.

توفير منصة لعمليات الشؤون المالية والمحاسبية وما يتصل بها من دعم.

طوال مدة اتفاقية الخدمات، مضافًا إليها فترات الحذف والاحتفاظ المبينة في القسم ١٠.

الجمع والتسجيل والتنظيم والتخزين والاسترجاع والاطلاع والاستخدام والإفصاح عن طريق الإرسال والمواءمة والدمج والتقييد والحذف، بحسب ما يلزم لتقديم الخدمات.

مستخدمو العميل وموظفوه ومتعاقدوه ومورّدوه ومزوّدوه وعملاؤه، وغيرهم من الأفراد الذين يُدخل العميل بياناتهم في الخدمات.

بحسب إعدادات العميل والأنظمة المتصلة:

• بيانات التعريف وبيانات التواصل وبيانات الدور الوظيفي والتوظيف
• سجلات المورّدين والعملاء
• تفاصيل الفواتير والإيصالات والمصروفات
• البيانات الوصفية للمدفوعات والمعاملات
• الموافقات وسجلات التدقيق والملاحظات والمستندات الداعمة
• سجلات الوصول إلى النظام وبيانات الاستخدام المرتبطة بحسابات المستخدمين

يوافق العميل على عدم إدخال بيانات الفئات الخاصة ما لم تنص اتفاقية الخدمات أو نموذج طلب موقّع على خلاف ذلك، وبشرط أن يطبّق العميل الضمانات المطلوبة.

يمنح العميل Elements تفويضًا عامًا بالاستعانة بمعالجين من الباطن لتقديم الخدمات.

تُبرم Elements اتفاقية مكتوبة مع كل معالج من الباطن تتضمن شروطًا لحماية البيانات لا تقل في مستوى الحماية عن هذا الملحق، بما في ذلك السرية والأمان والمعالجة بناءً على التعليمات فقط.

تحتفظ Elements بقائمة بالمعالجين من الباطن، وتقدّم إشعارًا بالتغييرات الجوهرية فيهم عبر الخدمات أو البريد الإلكتروني أو إشعار على الإنترنت.

يجوز للعميل الاعتراض على معالج من الباطن جديد لأسباب معقولة تتعلق بحماية البيانات، بإرسال إشعار خلال أربعة عشر (١٤) يومًا من تاريخ إشعار التحديث. وإذا لم يتوصل الطرفان إلى تسوية الاعتراض خلال مدة معقولة، جاز للعميل إنهاء الخدمات المتأثرة وفق شروط الإنهاء المنصوص عليها في اتفاقية الخدمات.

تحتفظ Elements ببرنامج أمني مصمَّم لحماية البيانات الشخصية للعميل، يشمل ما يلي:

• ضوابط الوصول، ومبدأ الحد الأدنى من الصلاحيات، وضوابط المصادقة
• التشفير أثناء النقل، والتشفير أثناء التخزين عند الاقتضاء
• ضوابط أمان الشبكة ومراقبتها
• إدارة الثغرات وتطبيق التحديثات الأمنية
• السجلات ومسارات التدقيق داخل الخدمات
• النسخ الاحتياطي وإجراءات التعافي من الكوارث
• ممارسات التطوير الآمن وإدارة التغيير
• التدريب الأمني للموظفين

يبقى العميل مسؤولًا عما يلي:

• إدارة حسابات المستخدمين
• اتباع ممارسات سليمة لكلمات المرور واستخدام المصادقة متعددة العوامل حيثما تكون متاحة
• صلاحيات الوصول للمستخدمين المصرّح لهم
• الاستخدام الآمن لعمليات التكامل ومفاتيح API الخاضعة لسيطرة العميل

تُخطر Elements العميل دون تأخير غير مبرر بعد تأكيد وقوع حادث أمني يؤثر في البيانات الشخصية للعميل.

يتضمن الإخطار، في حدود المعلومات المتاحة، ما يلي:

• وصفًا للحادث
• فئات البيانات المتأثرة
• العدد التقديري للسجلات أو الأفراد المتأثرين حيثما كان متاحًا
• التدابير المتخذة أو المخطط لها لمعالجة الحادث
• جهة التواصل للمتابعة

لا يُعدّ الإخطار بالحادث إثباتًا للخطأ ولا إقرارًا بالمسؤولية.

يتحكم العميل في بيانات العميل داخل الخدمات من خلال خصائص مثل الحذف والتصدير وضوابط الوصول، مع مراعاة قيود المنظومة ومتطلبات التدقيق.

بعد الإنهاء أو انتهاء المدة، تحذف Elements البيانات الشخصية للعميل أو تُرجعها وفقًا لاتفاقية الخدمات.

تحتفظ Elements ببيانات محدودة حيثما يقتضي النظام ذلك، أو لأغراض الأمان أو تسوية المنازعات أو الإنفاذ أو النسخ الاحتياطي. وتخضع النسخ الاحتياطية لدورة احتفاظ متجددة ويُستبدل محتواها وفق جدول زمني محدد.

حيثما تنطبق GDPR أو UK GDPR وتُنقل البيانات الشخصية للعميل إلى خارج المملكة المتحدة أو المنطقة الاقتصادية الأوروبية (EEA)، يعتمد الطرفان على آلية نقل معتمدة.

فيما يخص عمليات النقل من المنطقة الاقتصادية الأوروبية، يُدرج الطرفان الشروط التعاقدية النموذجية للاتحاد الأوروبي، الوحدة الثانية (من جهة التحكم إلى جهة المعالجة)، والوحدة الثالثة (من جهة المعالجة إلى جهة المعالجة) حيثما كان ذلك ذا صلة.

فيما يخص عمليات النقل من المملكة المتحدة، يُدرج الطرفان ملحق المملكة المتحدة للشروط التعاقدية النموذجية للاتحاد الأوروبي.

إذا تعارضت آلية النقل مع هذا الملحق، تسري آلية النقل فيما يخص ذلك التعارض فقط.

تقدّم Elements معلومات معقولة لإثبات امتثالها لهذا الملحق.

تخضع حقوق العميل في التدقيق لاتفاقية الخدمات. وإذا لم تتناول اتفاقية الخدمات مسألة التدقيق:

• يجوز للعميل طلب تدقيق واحد في السنة
• يُجرى التدقيق بعد إشعار معقول، وخلال ساعات العمل، مع الالتزام بالسرية
• يقتصر نطاق التدقيق على المعلومات المتصلة بالبيانات الشخصية للعميل
• يتحمل العميل تكاليف التدقيق ما لم يكشف التدقيق عن إخلال جوهري بهذا الملحق من جانب Elements

تخضع المسؤولية بموجب هذا الملحق لبنود المسؤولية وتحديد المسؤولية المنصوص عليها في اتفاقية الخدمات.

في حال وجود تعارض:

• تسري آليات النقل الواردة في القسم ١١ على مسائل النقل الدولي للبيانات
• يسري هذا الملحق على شروط معالجة البيانات المتعلقة بحماية البيانات
• تسري اتفاقية الخدمات على جميع الشروط الأخرى